Automatiserede bookinganmodninger fra indbakke til system

Udfordring

H. P. Therkelsen A/S, en ledende transport- og logistikvirksomhed, håndterede alle bookinganmodninger manuelt via e-mail. Medarbejderne skulle indtaste data i flere systemer, hvilket var tidskrævende og øgede risikoen for fejl. Den største udfordring var manglende struktur og ensartethed i de indgående data — med mulige tastefejl, manglende information og dobbeltarbejde, der bremsede driften.

Løsning

H. P. Therkelsen A/S havde brug for en måde at behandle et stort antal bookinganmodninger pålideligt på, uden at øge den manuelle arbejdsbyrde. Ved at implementere Flowform, Flowtales AI-drevne procesautomatiseringsplatform, blev hele bookingprocessen automatiseret — fra modtagelse af anmodningen til registrering i deres systemer.

• Automatisk dataekstraktion. Flowform læser indgående bookinganmodninger, udtrækker alle nøgleoplysninger såsom afsender, modtager, fragtdetaljer og referencenumre, og konverterer dem til strukturerede, validerede data — hvilket eliminerer manuel dataindtastning.
• Automatisk anvendelse af forretningsregler. Forretningsregler håndhæves automatisk ved hvert trin, og fanger uoverensstemmelser og manglende data, inden de når systemet. Dette reducerer fejl markant og minimerer behovet for manuel gennemgang.
• Sømløs systemintegration. Løsningen integreres direkte med H. P. Therkelsen A/S' eksisterende systemer og sikrer et smidigt og pålideligt dataflow fra ustrukturerede e-mails til deres interne platforme — med fuld transparens undervejs.

Resultater

Med Flowform på plads har H. P. Therkelsen A/S transformeret deres bookingproces fra en manuel, fejlbehæftet arbejdsgang til en hurtig, skalerbar og pålidelig løsning. Medarbejderne kan nu fokusere på opgaver med højere værdi i stedet for rutineprægede dataindtastninger.

• Markant reduktion i manuelle dataindtastninger på tværs af systemer
• Hurtigere behandling af bookinganmodninger med færre forsinkelser
• Bedre datakvalitet og betydeligt færre fejl
• Større transparens og sporbarhed i bookingprocessen
• Øget effektivitet og medarbejdertilfredshed